Doküman Tarama

dokuman-tarama

 1. İnceleme ve Analiz

Doküman tarama işleminin ilk aşaması işlenecek arşivin detaylı olarak incelenmesidir. Doküman miktarı, doküman tipi, boyutları ve yerleştirme biçimleri gibi bilgiler toplanır.

2. Planlama

Sürecin ikinci kısmı iş planının hazırlanmasıdır. İnceleme aşamasında elde edilen bilgiler ışığında gerekli personel, donanım, yazılım ve diğer ihtiyaçlar belirlenip iş planı oluşturulur.

3. Yerleşim

Üçüncü aşamada doküman tarama sürecinin en uygun verimlilikte ve güvenilir biçimde gerçekleştirilmesi için belirlenen alt yapı ve ekipmanlar projenin gerçekleştirileceği konumda yapılandırılır.

4. Hazırlama

Sürecin bu kısmı hazırlıktır. Öncelikle dokümanların üzerindeki, zımba ve ataçlar çıkarılır. Sayfalar dikleştirilir, hizalanır, döndürülür ve tarayıcıya hazır toplu halde toplanır. Gerekiyorsa, bu aşamada aynı zamanda barkodlama işlemi de gerçekleştirilir.

5. Doküman Tarama

Beşinci aşamada doküman taraması yapılır. Yalnızca en yüksek kalitede görüntü yakalamayı sağlayacak tarama ayarları yapılarak, profesyonel doküman tarayıcılarla belgeler taranır. Operatörler her dokümanı, tarayıcı ara birimi aracılığıyla izler, bu şekilde gerçek zamanlı kalite kontrol süreci her zaman yürürlükte olur.

6. Kalite Kontrol

Altıncı aşama kalite kontrolüdür. Dijital görüntülerin kalitesi ve tutarlılığı bir kez daha kontrol edilir.

7. Toplama

Yedinci aşamada, taraması tamamlanan dokümanlar doğru şekilde dosya ve klasörlerine ardından fiziksel arşivdeki yerlerine yerleştirir.

8. Optik Karakter Tanıma (OCR)

Sekizinci aşama OCR işlemidir. Taranan dijital dokümanlar içinde metin içeriği aranmasını mümkün hale getirmek için, optik karakter tanıma işleminden geçirilip aranabilir belgeler haline getirilir.

9. Dizin Oluşturma

Dokuzuncu aşamada endeksleme yapılır. Taranan elektronik dokümanlara, daha sonra belge yönetim sistemi aracılığıyla erişilebilmesi için, istenen veriler elle ya da otomasyon yoluyla dizine eklenir.

10. Kalite Kontrol

Altıncı aşama, müşteri ana veritabanlarına karşı doğrulama da dahil olmak üzere tüm yakalanan verilerin kalite kontrolü için yapılır.

11. Teslimat / Yükleme

Son aşamada teslimat veya veri yüklemesi yapılır. Taranan belgeler talep edilen biçimde teslim edilir veya Dijital arşiv, elektronik belge yönetimi yazılımlarının veritabanlarına yüklenir. .